Capsario. Kontakt

Digitale Ablage für KMU, eingerichtet und betrieben

Wir richten ein und betreiben. Sie prüfen die Vorschläge der KI.

Für Immobilienverwaltungen, die keine Kündigungsfrist verpassen dürfen. Jeder Mietvertrag liegt in der Ablage. Vor jedem Datum, das Sie eintragen, kommt eine E-Mail.

Sie tippen ein Wort, und der Vertrag ist da. Ihr Server läuft nur für Sie, und er steht in der Schweiz. Die KI und die Sicherung auch.

Erstes Gespräch vereinbaren Preise ansehen
  • CHF 79 pro Monat im Paket Klein
  • 2 Wochen ab Vertrag bis zur fertigen Ablage
  • 20 Minuten erstes Gespräch, kostenlos
  1. Eingang Upload, E-Mail, Scanner oder eine freie App eines Drittanbieters. Sie wählen den Weg.
  2. Ablage Die KI setzt Titel, Absender, Dokumenttyp und Datum. Sie prüfen jeden Vorschlag im Eingang.
  3. Finden Ein Wort genügt. Die Suche zeigt jedes Dokument, in dem es steht.
  4. Erinnern Sie tragen den letzten Kündigungstag ein. Davor kommt eine E-Mail.

Heute und mit Capsario

Abgelegt, gefunden, rechtzeitig erinnert.

  1. Heute

    Der Stapel wächst.

    Handwerkerrechnungen kommen per Post, Mietverträge per E-Mail, Schadenmeldungen als Handyfoto. Am Anfang legt jemand ab. Nach 2 Wochen landet alles auf dem Stapel.

    Mit Capsario

    Die KI legt ab. Sie prüfen jeden Vorschlag.

    Die KI setzt Titel, Absender, Dokumenttyp und Datum. Schlagworte erhalten Sie als Vorschläge. Was Sie hochladen oder weiterleiten, wartet im Eingang auf Ihre Prüfung.

  2. Heute

    Die Frist ist schon vorbei.

    Die Versicherung der Liegenschaft hat sich um ein Jahr verlängert. Der Vertrag liegt irgendwo in einem Ordner. Gemerkt hat es niemand.

    Mit Capsario

    Die E-Mail kommt vor der Frist.

    Sie tragen den letzten Kündigungstag einmal ein. Eine E-Mail erinnert Sie rechtzeitig, zum Beispiel 90 Tage vorher. Den Vertrag finden Sie mit einem Wort.

  3. Heute

    Welches Papier darf weg?

    Die Ordner im Regal werden jedes Jahr mehr. Wegwerfen traut sich niemand, denn niemand weiss, was bleiben muss.

    Mit Capsario

    Ein Ordner für alles, was bleiben muss.

    Jedes Dokument hat ein Feld für seine Aufbewahrungsfrist. Auf jedes Original, das bleiben muss, kleben Sie eine Nummer. Es kommt in einen einzigen Ordner. Ihr Treuhänder bestätigt, was für Sie gilt.

Ablauf

In 2 Wochen ist Ihre Ablage bereit.

Im Standard führen Sie 2 Gespräche. Mit eigenem Schema kommt ein Workshop dazu. Die Arbeit dazwischen machen wir. Die 2 Wochen zählen ab dem unterzeichneten Vertrag.

  1. Erstes Gespräch 20 Minuten, kostenlos. Sie erzählen, welche Dokumente kommen und was Sie suchen.
  2. Vertrag Sie unterzeichnen den Vertrag und die Vereinbarung zur Auftragsbearbeitung.
  3. Woche 1 Wir richten Server, Ablage, Sicherung und Login ein.
  4. Woche 2 Wir richten Ablageschema und KI ein. Dann holen wir Ihre vorhandenen digitalen Dateien in die Ablage: den PDF-Ordner, die E-Mails, die alten Scans.
  5. Übergabe Am Ende von Woche 2 zeigen wir Ihnen die Ablage mit Ihren eigenen Dokumenten. Sie erhalten eine kurze Anleitung.

Leistungen

Sie brauchen keine eigene Technik.

Von Ihnen brauchen wir nur die E-Mail-Adressen der Personen, die mit der Ablage arbeiten. Alles andere richten wir ein und betreiben es.

01Ihre eigene Ablage

Ihre Ablage nimmt jedes Dokument auf, auch was nicht aus Ihrer Verwaltungssoftware kommt. Sie läuft mit Paperless-ngx auf einem eigenen Server. Sie öffnen sie im Browser unter ihrefirma.capsario.ch. Unterwegs nutzen Sie eine freie App eines Drittanbieters.

02Ablage mit KI

Sie tippen Titel, Absender, Dokumenttyp und Datum nicht mehr selbst ein. Die KI liest jedes Dokument und setzt sie. Schlagworte erhalten Sie als Vorschläge. Das Ablageschema kommt aus der Vorlage für Ihre Branche oder aus einem Workshop mit Ihnen.

03Sicherung mit Beweis

Sie wissen jeden Monat, dass Ihre Sicherung funktioniert. Jede Nacht geht eine verschlüsselte Kopie an einen Speicher in der Schweiz. Einmal im Monat spielt ein automatischer Test sie zurück. Das Ergebnis erhalten Sie per E-Mail.

Ausserdem im Preis

  • Upload im Browser, eine freie App eines Drittanbieters, ein Scanner oder eine Scan-App, die per E-Mail sendet.
  • Ein E-Mail-Postfach für den Eingang: Ihr bestehendes.
  • Texterkennung in Deutsch, Französisch, Italienisch und Englisch.
  • Die Suche liest den ganzen erkannten Text jedes Dokuments.
  • Ein Ablageschema mit bis zu 30 Schlagworten und 10 Dokumenttypen.
  • Eine E-Mail vor dem letzten Kündigungstag. Sie tragen das Datum ein.
  • Ein Feld für die Aufbewahrungsfrist. Die Ablage löscht nie selbst.
  • Originale auf Papier erhalten von Ihnen eine fortlaufende Nummer. Sie liegen in einem einzigen Ordner.
  • Paperless-Updates prüfen wir, bevor wir sie einspielen.
  • Der Import Ihrer vorhandenen digitalen Dateien (PDF, E-Mails, Scans): bis 300, mit eigenem Schema bis 1'000, im Paket Gross bis 3'000. Papier scannen Sie selbst.
  • Ein Übergabegespräch und eine kurze Anleitung.
  • Server, KI, Sicherung und Überwachung.

Preis

Ein fester Preis pro Monat.

Sie zahlen einmal die Einrichtung, danach jeden Monat denselben Betrag. Zahlen Sie das Jahr im Voraus, sparen Sie 10 %. Alle Preise in CHF. Es kommt keine MWST dazu, denn die DARIKAMI GmbH ist nicht mehrwertsteuerpflichtig.

Klein

Für das kleine Büro

CHF 79 pro Monat

Oder CHF 850 pro Jahr im Voraus. Einrichtung einmalig CHF 490 Standard, auf Anfrage CHF 1'500 mit eigenem Schema.

  • Bis 100 Dokumente pro Monat
  • 3 Personen mit Zugang
  • Import bis 300 digitale Dateien, mit eigenem Schema bis 1'000

Empfohlen

Mittel

Für Verwaltungen und KMU mit Team

CHF 129 pro Monat

Oder CHF 1'390 pro Jahr im Voraus. Einrichtung einmalig CHF 490 Standard oder CHF 1'500 mit eigenem Schema.

  • Bis 300 Dokumente pro Monat
  • 10 Personen mit Zugang
  • Import bis 300 digitale Dateien, mit eigenem Schema bis 1'000

Gross

Für Verwaltungen und KMU mit vielen Personen

CHF 219 pro Monat

Oder CHF 2'360 pro Jahr im Voraus. Einrichtung einmalig CHF 1'500 mit eigenem Schema.

  • Bis 1'000 Dokumente pro Monat
  • 25 Personen mit Zugang
  • Import bis 3'000 digitale Dateien

Jedes Paket enthält alle Leistungen, Mittel dazu 1 Gespräch pro Quartal, Gross dazu 1 Gespräch pro Monat. Die KI legt pro Monat so viele Dokumente ab, wie Ihr Paket enthält. Standard heisst: die Vorlage für Ihre Branche und 1 Übergabegespräch von 45 Minuten. Eigenes Schema heisst: ein Workshop und ein grösserer Import digitaler Dateien.

Was Sie dazu wählen können

Ablage mit Ihrem eigenen Anthropic-Konto, nur auf schriftlichen WunschCHF 5 weniger pro Monat
Ablage ohne KIgleicher Preis
Import von je 1'000 weiteren digitalen DateienCHF 150
Papier, das wir für Sie scannenCHF 150 pro Stunde

Sicherheit und Datenschutz

Server, Sicherung und KI stehen in der Schweiz.

Ihre Dokumente liegen auf einem Server, den Sie mit niemandem teilen. Und wir sagen Ihnen, was nicht in der Schweiz liegt.

  • Jede Nacht eine verschlüsselte Sicherung
  • 1 Test der Wiederherstellung pro Monat
  • 30 Tage bewahren wir jede Sicherung auf

Ein Server nur für Sie

Ihr Server steht bei Infomaniak in Genf oder Winterthur. Sie wählen den Ort. Das Internet erreicht den Server nicht direkt.

2 Schritte bis zum Login

Zuerst prüft Cloudflare Access Ihre E-Mail-Adresse. Dann melden Sie sich in der Ablage an, im Browser mit zweitem Faktor.

Jede Nacht verschlüsselt gesichert

Ihr Server verschlüsselt die Sicherung jede Nacht selbst. Erst dann geht sie an Infomaniak Swiss Backup. Wir bewahren jede Sicherung 30 Tage auf.

Jeden Monat zurückgespielt

Eine Sicherung zählt erst, wenn sie zurückkommt. Deshalb spielt ein automatischer Test sie jeden Monat zurück, und Sie erhalten das Ergebnis per E-Mail.

KI in der Schweiz

Die KI läuft bei Infomaniak. Infomaniak schreibt auf seiner Website, dass es Anfragen weder aufzeichnet noch zum Training verwendet (infomaniak.com/en/hosting/ai-services, gelesen am 03.11.2026). Die Ablage mit Anthropic (USA) gibt es nur auf Ihren schriftlichen Wunsch.

Vertrag nach Datenschutzgesetz

Die DARIKAMI GmbH bearbeitet Ihre Daten in Ihrem Auftrag nach dem Datenschutzgesetz. Wir verwenden Ihre Daten nie für eigene Zwecke.

Nicht in der Schweiz

  • Cloudflare (USA) prüft den Login und entschlüsselt dafür die Verbindung. Dokumente speichert Cloudflare nicht.
  • Ein Versanddienst verschickt die Erinnerungs-E-Mails und das Ergebnis des monatlichen Tests.
  • Die Ablage mit Anthropic (USA), nur auf Ihren schriftlichen Wunsch.
  • Unser Steuerungsserver steht bei Hetzner in Finnland. Er speichert Login-Protokolle, die Zählung der KI-Nutzung, Betriebsdaten der täglichen Prüfung und die Zugangsschlüssel zum Sicherungsspeicher, aber keine Dokumente.

Das versprechen wir nicht

  • Eine Zertifizierung, zum Beispiel ISO 27001.
  • Eine Verschlüsselung der Daten auf dem laufenden Server. Verschlüsselt sind die Sicherungen.
  • Eine Bestätigung, dass Ihre Aufbewahrung einer Vorschrift genügt. Das beurteilt Ihr Treuhänder.

Die Vereinbarung zur Auftragsbearbeitung, die Liste aller Anbieter und die Sicherheitsbeschreibung senden wir Ihnen auf Anfrage.

Bei einer Störung

1 ArbeitstagSo schnell beantworten wir Ihre E-Mail. Wir arbeiten Montag bis Freitag, 08 bis 18 Uhr.
4 ArbeitsstundenInnert dieser Zeit nach Ihrer Meldung oder unserer Prüfung beginnen wir bei einem Ausfall mit der Arbeit.
1 TagSie verlieren höchstens die Dokumente des letzten Tages. Die Sicherung läuft jede Nacht.
1 ArbeitstagUnser Ziel für eine Wiederherstellung. Es ist keine Garantie.
1 WocheSo früh kündigen wir die monatliche Wartung an.
99 %Unser Ziel für die Verfügbarkeit pro Monat. Es ist keine Garantie.

Fragen

Was Sie vorher wissen wollen.

Ihre Frage fehlt? Schreiben Sie uns.

Was kostet es?

Sie zahlen einmal für die Einrichtung. Danach zahlen Sie einen festen Preis pro Monat.

  • Pro Monat: CHF 79 bis CHF 219, je nach Paket.
  • Einrichtung: CHF 490 als Standard oder CHF 1'500 mit eigenem Schema, im Paket Gross immer CHF 1'500.

Zahlen Sie das Jahr im Voraus, sparen Sie 10 %. Server, KI, Sicherung und Überwachung sind im Preis. Alle Pakete stehen unter Preis.

Wo liegen meine Daten?

In der Schweiz:

  • Ihre Dokumente liegen auf Ihrem eigenen Server bei Infomaniak in Genf oder Winterthur.
  • Die Sicherung liegt bei Infomaniak Swiss Backup.
  • Die KI läuft bei Infomaniak.

Nicht in der Schweiz:

  • Cloudflare (USA) prüft den Login und entschlüsselt dafür die Verbindung. Dokumente speichert Cloudflare nicht.
  • Ein Versanddienst verschickt die Erinnerungs-E-Mails und das Ergebnis des monatlichen Tests.
  • Die Ablage mit Anthropic (USA), nur auf Ihren schriftlichen Wunsch.
  • Unser Steuerungsserver steht bei Hetzner in Finnland. Er speichert Login-Protokolle, die Zählung der KI-Nutzung, Betriebsdaten der täglichen Prüfung und die Zugangsschlüssel zum Sicherungsspeicher, aber keine Dokumente.
Wer hat Zugriff auf meine Dokumente?
  • Die Personen, die Sie uns nennen. Jede Person meldet sich mit eigenem Konto an. Im Browser gilt zusätzlich ein zweiter Faktor.
  • Wir, die DARIKAMI GmbH, für den Betrieb. Wir verwenden Ihre Daten nie für eigene Zwecke.
  • Cloudflare prüft den Login und entschlüsselt dafür die Verbindung. Dokumente speichert Cloudflare nicht.
  • Infomaniak betreibt Ihren Server. Die Daten auf dem laufenden Server sind nicht verschlüsselt.
  • Infomaniak speichert die Sicherung nur verschlüsselt.

Ein Änderungsprotokoll zeigt, wer wann was geändert hat.

Liest die KI meine Dokumente?

Ja, für die Ablage. Die KI erhält den erkannten Text eines Dokuments und Ihre Listen von Absendern, Dokumenttypen und Schlagworten. Sie setzt Titel, Absender, Dokumenttyp und Datum. Schlagworte erhalten Sie als Vorschläge.

Die KI läuft bei Infomaniak in der Schweiz. Sie können auch ohne KI ablegen, zum gleichen Preis. Dann lernt Paperless-ngx aus Ihrer eigenen Ablage, etwas weniger genau.

Was klären wir im ersten Gespräch?
  • Wie viele Dokumente kommen pro Monat? Woher kommen sie?
  • In welchen Sprachen sind Ihre Dokumente?
  • Wer legt ab? Wer sucht?
  • Welche 10 Dokumenttypen suchen Sie am häufigsten?
  • Welche Verträge haben Kündigungsfristen?
  • Was bewahren Sie heute auf Papier auf?
  • Welche Ablage wählen Sie: mit KI in der Schweiz, ohne KI oder mit Anthropic?
  • Wie viele digitale Dateien bringen Sie für den Import mit?
Darf ich Papier nach dem Scannen wegwerfen?

Das entscheidet Ihr Treuhänder, nicht wir. Bücher und Belege dürfen Sie elektronisch aufbewahren, wenn die Kopie den Vorschriften genügt.

Den unterschriebenen Jahresbericht und den Revisionsbericht bewahren Sie auf Papier auf. Verträge und Urkunden markiert die Ablage als Original auf Papier.

Was passiert, wenn mehr Dokumente kommen?

Die KI legt pro Monat so viele Dokumente ab, wie Ihr Paket enthält. Weitere Dokumente kommen trotzdem hinein, aber ohne Vorschläge der KI.

Sie haben 2 Möglichkeiten:

  • Sie legen diese Dokumente von Hand ab.
  • Sie wechseln in ein grösseres Paket.

Für mehr als 1'000 Dokumente pro Monat schreiben Sie uns.

Kann ein Treuhandbüro Kunde werden?

Ja, für sein eigenes Büro.

Sein Vertrag enthält dann eine Klausel zum Berufsgeheimnis. Die Ablage mit KI gibt es dann nur auf schriftlichen Wunsch.

Was ist nicht enthalten?
  • Buchhaltung und ihre Anbindung (bexio, Abacus).
  • Rechts- oder Steuerberatung.
  • Das Papierarchiv selbst: Ordner, Lagerung, Vernichtung.
  • Das Scannen von Papier. Sie scannen selbst oder mit einer freien Handy-App eines Drittanbieters. Auf Wunsch scannen wir zu CHF 150 pro Stunde. Für grosse Stapel nennen wir Ihnen einen Scan-Dienst.
  • Mehr als eine Firma oder ein Postfach.
  • Eigene Programmierung.

Das Angebot ist nicht für Arztpraxen, Anwaltskanzleien, Notariate, Gesundheitsberufe, Revisoren, Patentanwälte, Geistliche, Psychologen, Therapeuten und ihre Hilfspersonen. Für sie gilt das Berufsgeheimnis nach StGB 321.

Wie kündige ich?

Der Vertrag läuft mindestens 6 Monate. Danach kündigen Sie jederzeit mit 1 Monat Frist auf das Ende eines Monats.

Die Kündigung schicken Sie uns per E-Mail. Das genügt.

Was passiert am Ende mit meinen Dokumenten?
  1. Sie erhalten alle Dokumente mit allen Angaben als Export, innert 5 Arbeitstagen. Am Ende ist der Export kostenlos.
  2. Sie lesen den Export in Paperless-ngx derselben Version ein. Die Dateien liegen zudem lesbar nach Jahr, Typ und Nummer.
  3. Wir löschen Ihren Server und innert 30 Tagen alle Sicherungen Ihrer Dokumente.
  4. Wir bestätigen Ihnen die Löschung schriftlich.

Einen Export erhalten Sie auch während des Vertrags. Einmal im Jahr ist er kostenlos.

Kontakt

Erzählen Sie uns von Ihrem Stapel.

Schreiben Sie uns, und innert 1 Arbeitstag schlagen wir Ihnen einen Termin für 20 kostenlose Minuten vor.

Erstes Gespräch vereinbaren

Oder schreiben Sie direkt an kontakt@capsario.ch. 2 Angaben helfen uns bei der Vorbereitung:

  • Wie viele Dokumente kommen pro Monat?
  • Wie viele Personen arbeiten mit der Ablage?